JINS-MEME.FIT

Focus Time vol.006 – スプリントとカレンダー連携で集中時間とタスクを管理 –

METHOD 2018.06.13

仕事や勉強をしている環境は人それぞれ、予定も人それぞれ。
だからこそ自分の生活環境にあった集中メソッドが必要。
 
そこで現在、毎日の集中パターンを記録していくだけで「自分だけの集中パターン」を見つけるというトライアルを実践しています。
 
Focus Time vol.004 – 完成!「集中パターン」v1.0 –
Focus Time vol.005 – 「自分だけの集中パターン」ver1.1にアップデート –
 
方法は簡単。
毎日3回、おおよその時間帯を決めて45分「スプリント」を行う
だけです。
 
「スプリント」とは、

  • ・やること
  • ・場所
  • ・時間

を決めて、決めたからには他のことは一旦考えずにやりきってみる。という手法で、JINS MEME OFFICEにも搭載されている機能です。
 
今回は「スプリント」機能の活用方法をご紹介します!
 

 

スプリントは集中状態をつくり出す手軽なメソッド

 
 
Focus Time vol.003 -「集中」をコントロールしよう!-でも触れましたが、誰でも集中できる方法はどうやらなさそうです。
でも、集中状態に入りやすくする方法はあります。
その一つが「スプリント」です。
 
皆さん、毎日やらなければならないこと(タスク)がたくさんあると思います。
あれやってこれやって…どれから手をつけようか?あれどうなったっけ?えー今から会議!?という感じで毎日仕事をされていると思います。
 
そういう、やらなければならないことがたくさんある状態を「マルチタスク状態」と呼んでいます。
「マルチタスク状態」で、何から手をつけようかなと複数のことが気になっている「マインドワンダリング」状態では、一つの作業に向き合える状態ではありません。
だから集中状態にも入りづらいと言われています。
 
でも、視点を変えれば話は簡単。
「マインドワンダリング」状態だと作業に没頭しづらいのなら、「マインドワンダリング」状態から一時的に抜け出せばいいんです。
今からこれをやる・何分でやる・ここでやる、とりあえず決めて取り掛かればいいんです。
 
やるべきことを一つに絞ることを「シングルタスク化」といいます。
「シングルタスク」状態では目の前の作業に没頭できるので、集中状態にも入りやすいと考えられます。
その「シングルタスク化」をサポートするのが「スプリント」機能です。
 
「スプリント」機能では

  • ・やること
  • ・場所
  • ・時間

を入力して計測を開始するだけ。
設定した時間の集中状態を記録してくれます。
終了後には、どのくらい集中状態が継続したか?いつ切れたか?なども振り返ることができます。
 
計測にはJINS MEME ESが必要ですが、もしJINS MEME ESがなくてもノートなどにもメモをしてシングルタスク化すれば、集中しやすくなるはずです。
 
ft_006_1
 

 

本当にスプリントで集中状態に入れる?

 
 
おそらくYESです。
現在行なっている「自分だけの集中パターン」を見つけ出すトライアルでもその結果は出ています。
 
私のデータでは

  • スプリントを実施していない日の集中率:37%
  • 同じ曜日でスプリント時平均集中率:54%

 
2018年5月のJINS MEME OFFICE全ユーザーのデータでは

  • スプリント実施していない時間の平均集中率:37%
  • スプリント時平均集中率:45%

 
と「スプリント」を行なっている時間の方が高い集中率が記録されています。
 
嬉しいことに、トライアルを公開してからスプリント利用者が急増しています。
スプリント」は元々作業しようと確保していた時間やたまたま空いた時間など、自分の都合で実施できる手軽なメソッドなので、どんどん活用して欲しいです。
 
ft_006_2

 

カレンダーを連携して振り返りの精度を高める

 
 
スプリント以外にも、JINS MEME OFFICEに搭載されている機能でぜひ活用して欲しい機能があります。
その一つが「カレンダー連携」です。
 
ほとんどの方が毎日の予定を何かしらのカレンダーアプリやスケジューラーで管理していると思います。
 
JINS MEME OFFICEにはiCloudカレンダーGoogleカレンダーに登録されている予定を、JINS MEME OFFICEのタイムラインに同期する機能があります。
 
ヒストリー内のタイムラインで時間毎の集中状態を振り返った時、

  • ・何故この時間に集中できていたんだろう?
  • ・この時間に集中できていないのは何故?

と気になることがよくあります。
 
その時、タイムラインに予定が同期されていると、わざわざスケジューラーを開かずに振り返ることができます。
振り返りの精度を高めて、いつ / どこで / 何をしている時に集中しやすいのか?を正確に知ること。
それが集中をコントロールできるようになる第一歩と言えます。
 
ft_006_3
 

 

スプリントでタスク管理

 
 
集中状態を作り出してくれる「スプリント」と振り返りの精度を高めてくれる「カレンダー連携」
実はこの2つを組み合わせた機能が「スプリント」の中にあります。
それが「カレンダー自動保存」機能。
 
簡単に言うと「スプリントを実施した時間・内容・場所・集中時間が設定したカレンダーに記録される」という機能です。
 
付箋をPCに貼ったり、Todo管理ツールでタスクを整理したり、スケジューラーにメモしておいたりと、多くの方が自分に合ったタスク管理法を探しています。
ただ、多くの方がどれにも満足していないようです。

  • 付箋は手軽でいいけど、いつやったか記録が残らない。
  • Todo管理ツールもいいけど、どのくらいできたかをあとでメモ残すのはめんどくさい。
  • そういえばあの作業ってどのくらいかかったっけ?
  • スケジューラーにタスクを書いておいても本当にやったのか?を終わってからメモするのは大変。

 
それに対して、JINS MEME OFFICEなら実際にいつどのくらいの時間、何を、どこで、どんな集中状態でやったかを自動でカレンダーに保存できます。

  • いつやったかな?もちろん保存されます。
  • 終わった後に書くのがめんどくさい。自動で保存されます。
  • 実際どのくらいの時間かかったかな?もちろん振り返ることができます。

 
実は、JINS MEME OFFICEは優れたタスク管理ツールでもあったわけです。
「スプリント」で集中状態を導き出しながら、一緒にTodoも管理しちゃいましょう!
 
この作業にどのくらい時間がかかるかな?と工数の見積もりが必要な方も多いと思います。
 
見積もった工数をカレンダーに記録して、実際の作業時間をスプリントで計測すると、工数見積もりの精度も上がり、無駄や無理が無くなっていきますね!
 
ちなみに、この機能は読んだ本や見た映画の記録にも使えます。
自分の好みや関心に気づくことができたりもしますので、仕事以外でも活用の幅は広がりますね。
 
ft_006_4
 
今回はJINS MEME OFFICEに搭載されている2つのオススメ機能を紹介しました。
集中状態を計るだけではなく、高めるためのツールとして是非ご活用ください!