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JINS MEME OFFICE スプリント機能の効果を最大化しよう!!

METHOD 2019.03.15

JINS MEME OFFICE「スプリント機能」は、集中状態に入りやすくすることで、短い時間でも効率よく目の前のやるべき作業に取りかかれる、という機能です。
 
嬉しいことに、2019年3月からスプリント利用ユーザーが大幅に増え、現時点で3月の利用率は全ユーザーの30%まで増えてきました!
 
この記事では、スプリントの基本的な使い方と、その効果を最大化させるためのコツをご紹介します!
 
時間とTodoに追われる毎日を、スプリントで効率よく過ごしましょう!

スプリントの基本機能

 
sprint manual 1
 
まず、改めてスプリントって何をするのか?についてご紹介します。
 
スプリントは、とても簡単な事前準備をしてから作業する、それだけです。
その準備とは、

・今からやることを決める
・そのやることを終わらせる時間を決める

 
それだけです。
 
ゴールを明確に決めて、さらに締め切りを設けることで目の前の作業に取り組まざるを得ない状態が作り出されます。
スプリントはそのサポートをすることで、通常状態よりも集中して作業できる状態へと導いてくれます。
 
実際、全ユーザーの集中データをみていると、スプリント時の集中率が通常状態の集中率を下回ることはありません。(2月のデータで確認しましょう)

 
ここから先は、そのスプリント効果を最大化させるコツをご紹介します。
ちゃんと取り組めれば、減らずにストレスの原因になっているTodoリストがどんどん減っていくはず!!

 

「やること」の決め方のコツ

 
sprint manual 2
 
今からやることを決めるとき、意識したほうがいいポイントは

迷うことなく、すぐ作業に取りかかれるくらい具体的に「やること」が決まっているか?


です!
 
よくある「やること」登録例として「資料作成」というのがあります。
 
「資料作成」はとても大切な仕事で、私も何度もそのタスク名を登録しました。
でも、いざやろうとすると、さてどこから手をつけようかな…と時間が過ぎてしまうことが多々あります。
 
ここで、先ほどのポイントを意識してみましょう。
「資料作成」をする際に、まず先にやることはなんですか?先にやることが決まっていますか?
 
まず全体の骨子を下書きで書き出す人もいるでしょう。
全体像がイメージできていたり具体化できている場合は、必要な素材(画像など)を用意するところから始める人だっています。
実は、その一つ一つが「やるべきこと」だったんです。

迷うことなく、すぐ作業に取りかかれるくらい具体的に「やること」が決まっているか?


この視点で「資料作成」を分解すると、上の図のようになります。(もちろん一例で違う人もいますよ!)
 
大きなゴールではなく、ゴールを達成するために必要な小さなゴールを設定し、一つずつ完了させていってください。
小さなゴールは達成しやすいはずなので、今まで手が動かなかった作業も一歩ずつ着実にゴールへ近づいている実感が持てるはずです!
 
その時、もう一つオススメのコツが

・「やること」のゴールを「量」で明確にする


です。
 
目次作成なら○個、画像なら○枚、文献を探すなら○個、という風にここまでやったら一旦終わり!という明確なゴールです。
これがあるだけで、一つ一つのゴールがはっきりと、近くに見えてくるはずです。

 

時間設定のコツ

 
sprint manual 4
 
時間設定にもコツがあります。
 
締め切りが近くならないと集中できない。という経験がある方、多いと思います。
皆さんの経験通り、集中することと締め切りは関係があります。
 
でも、今の作業の仕方はどうでしょう?

・午前中のうちに
・今週中に


みたいな締め切りの決め方をしていませんか?
これでは、実際に締め切りが迫ってきたときした作業に打ち込めませんよね?
 
そこで、スプリントでは

・達成できるギリギリの時間設定ができているか?


という決め方をオススメしています。
 
これは、前章で紹介した「やること」の決め方とセットです。
具体的に決めたやることのゴールを達成するために、ギリギリ必要な時間を設定してみる。
これがポイントです。
 
ゴールに決めた量に対して時間が長すぎると、作業後半は終わりが見えて気が緩みます。
その時間、もったいないですよね?
 
量と時間のバランスが、安定してタスクをこなし続けるためには大切です。
自分にとって少しチャレンジと思えるハードルを設定しましょう!
 

「終わり」が次への準備

 
sprint manual 5
 
最後のコツは「必ず終わらせる」です。
 
まだ終わってないけど、次の予定があるからここまでにしとく!
ということは日常よくあります。
 
実はこれが作業が終わらない悪循環の入り口でもあったんです。
終わらなかったことを脳は頭のどこかでずっと気にかけているそうです。
それによって、別な作業をするときも、頭のどこかで終わってない作業のことが気になっていてパフォーマンスが落ちる。ということがあるそうです。
 
JINS MEME OFFICEの共同開発者でもある石川善樹先生の著書「仕事はうかつに始めるな」でもその点に触れられています。
 
とはいえ、終わらなかったものはしょうがない。というのが本音ですよね。
でも、「明確なゴール」を決めていれば、悪循環に陥らずにすむんです!
 
もし、「画像を10枚集める」というゴールが達成できずに7枚しか集まらなかったとしたら、「画像を7枚集める」というやることは完了したことになります。
そして「画像を3枚集める」という新しいやることができます。

 
ごまかしのようですが、このように整理することで脳は「一旦終わった」と錯覚するそうです。
そして、次の別な作業にもしっかり取り組めるし、終わらなかった作業を再開するときもどこまで終わったかが明確になり、すぐ手が動くはずです!
 

時間は有限

 
今回はスプリント機能の使い方と効果を最大化するためのコツをご紹介しました。
 
時間は限りがあるものです。
その時間を無駄なく使うことで、ゆっくり考える時間や学ぶ時間、楽しむ時間が増えるはずです。

 
スプリント機能を最大限活用して、ぜひ有意義な時間をお過ごしください!

 
最新バージョンではJINS MEME本体をお持ちでなくでもスプリントを実施することができます。
集中度合いの判定はしてくれませんが、毎日のお仕事を効率よく完了させていくために、ぜひお使いください!

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